¿Busca estabilidad para su negocio? Necesita una tesorería segura

Todas las empresas, independientemente de su giro, tamaño y alcance de operación, requieren sobreponerse a múltiples y constantes desafíos, a fin de alcanzar el éxito en cada uno de sus objetivos; sin embargo, algunos de los escenarios más delicados que enfrentan se originan de vulnerabilidades en su Tesorería que, si no atienden a tiempo, pueden ocasionar altos riesgos operativos, posibilidades de fraude o, en el peor de los casos, la incapacidad de continuar con un negocio.

¿Cómo suelen presentarse estas vulnerabilidades? En el caso de las organizaciones financieras, algunos ejemplos generales son: 1) depender excesivamente de los procesos manuales en sus operaciones; 2) carecer de una comunicación eficiente entre los controles de sus departamentos; o 3) desconocer qué controles antifraude implementar (ya que utilizan diferentes tecnologías, como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, la supervisión de transacciones y los sistemas de detección y seguimiento). Pero estas carencias incluso pueden ser más graves en otros sectores económicos que no están obligados a cumplir con los mismos requerimientos normativos que las instituciones financieras, por lo que se incrementan las probabilidades de exposición a escenarios de riesgo para las compañías que los conforman.

Ante ello, resulta sumamente importante que, como líderes, identifiquemos si nuestra Tesorería se encuentra en alguna de estas situaciones, con el propósito de diseñar una estrategia y transformarla en un área funcional y sólida, que garantice la continuidad de toda la organización, el acierto de sus mecanismos de control y la eficiencia operativa dentro del negocio entero.

Vulnerabilidades en la tesorería: 5 principales riesgos

Durante las primeras fases de su desarrollo, es frecuente que una compañía no establezca las políticas y los controles tecnológicos específicos que necesita su Tesorería para ser eficiente en el contexto actual; no obstante, cuando la empresa alcanza cierto crecimiento, esto termina por limitar su sinergia y comunicación, al grado de generar las siguientes afectaciones:

1.     Mayores costos operativos, por la inversión de tiempo y mano de obra en tareas no especializadas (al obtener información, al registrar operaciones, al conciliar y al hacer reportes); y por la duplicación de esfuerzos, lo cual impide resolver, oportunamente, los registros inusuales y/o las discrepancias.

2.     Incapacidad de hacer mapeos de operaciones en tiempo real, que detecten señales de fraude, duplicación de registros o diferencias no sustentadas, debido a la ejecución manual de procesos y al uso de herramientas poco adaptables e incomunicadas con los servidores internos.

3.     Diseño ineficiente de procesos, debido a un establecimiento confuso de las responsabilidades entre los departamentos; la periodicidad de las revisiones; y los pasos a seguir en las operaciones de Tesorería. En consecuencia, existe un seguimiento operativo reducido y se disminuye la probabilidad de atender eficazmente cualquier alerta.

4.     Uso inefectivo, por parte de la gerencia, de indicadores y modelos, al grado de no incluirlos como elementos esenciales en la toma de decisiones. Como resultado, se obstaculiza la dirección, la supervisión, la  evaluación y la corrección del

desempeño de cada departamento y actividad; y se limita la transparencia y la visibilidad del estado operativo del negocio.

5.     Imposibilidad de detectar los riesgos operativos y financieros que rodean a una entidad, ya que no se conoce su estatus funcional ni los elementos que repercuten en éste, lo cual provoca una susceptibilidad del negocio ante exposiciones adversas, una visión restringida sobre su origen y efectos, y un margen de acción reducido para su mitigación.

Tesorería segura: una multiplicidad de beneficios

Por fortuna, las organizaciones siempre tienen la posibilidad de dar solución a estos desafíos y, llevando a su Tesorería hacia la madurez, no solamente mejorarán su desempeño, sino que harán un aporte benéfico e integral para todo su negocio.

En primer lugar, cuando las empresas toman la decisión de fortalecer su Tesorería, una de las ventajas que observan es que, a partir de que han efectuado una correcta segregación de funciones, existe una mayor comunicación y colaboración entre sus departamentos, impulsando (con un menor tiempo y costo) la disponibilidad y la conciliación de la información.

Posteriormente, gracias a que la gerencia se ha involucrado más en entender las operaciones y en detectar áreas de oportunidad con respecto al control, la automatización y la adaptabilidad de los sistemas, es capaz de diseñar (en conjunto con los departamentos) las políticas, los procedimientos y los controles que designan las responsabilidades específicas, los tiempos de espera, las acciones en caso de contingencia y los formatos de reporte de la organización, lo cual facilita la alineación y la supervisión de sus objetivos.

Con esta comprensión detallada de las operaciones que realiza cada departamento, es posible, para las organizaciones, establecer indicadores que analicen su desempeño, sugerir mejoras periódicamente y realizar mapeos integrales de los riesgos operativos y financieros (para dar prioridad a su solución e identificar su origen).

Alcanzando estos progresos, las entidades estarán posicionadas para construir un plan de mitigación de riesgos, desde el interior del mismo negocio, por medio de políticas de contingencia, modelos predictivos y estrategias que contemplen la participación de cada uno de sus departamentos.

Pero ¿cómo podemos, como líderes, avanzar hacia el fortalecimiento de nuestra Tesorería? Una solución simple es ser asesorados por equipos profesionales multidisciplinarios, que cuenten con profundos conocimientos y experiencia trabajando con un gran número de compañías, y que ofrezcan resultados tangibles en poco tiempo.

Sin embargo, las empresas pueden garantizar el desarrollo de una Tesorería segura, mejorando, exhaustivamente, ocho esferas de protección:

1.     El registro y la disponibilidad de la información.

2.     La completitud de la etapa conciliatoria.

3.     La supervisión gerencial.

4.     La intercomunicación operativa.

5.     La claridad en políticas y procedimientos.

6.     La calidad del seguimiento ante discrepancias o cambios operativos.

7.     La planeación anticipada de la gerencia.

8.     La delimitación operativa ante escenarios.

No podemos negar que, en Latinoamérica, las organizaciones aún tienen un largo camino por recorrer para garantizar el desempeño eficiente de su Tesorería; pero, con una estrategia definida y profesional, así como con esfuerzos constantes, sin duda lograrán fortalecer a estos departamentos para superar los enormes desafíos del presente.

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