Administración de condominios: Lo que hay que saber

En la Ciudad de México vivimos alrededor de 9 millones de personas, la mitad en condominios. El tema de la cultura condominal y la administración de edificios, centros comerciales, plazas, hasta lugares como la Central de Abastos, considerado el mercado más grande del mundo, con casi 2,000 bodegas, poco más de 1,200 locales comerciales y a donde acuden diariamente casi 400 mil personas, puede convertirse en un martirio si no se cuenta con un buen y profesional administrador de condominio.  

En los condominios de uso habitacional y comercial o de servicios, a diario se registran diversos incidentes entre los vecinos: la típica fiesta que termina hasta las 6 de la mañana con la música a todo volumen, y el vigilante y los vecinos solicitándole al anfitrión que le baje y éste no hace caso; en el mejor de los casos te topas con el vecino taladrando y martillando la pared a las doce de la noche; la vecina que es amante de los animales y tiene en su casa viviendo a diez perros y veinte gatos sin tenerlos en las mejores condiciones y sin levantar las heces; otro condómino que no paga o retrasa el pago de sus rentas; el que se estaciona en tu lugar cada vez que puede porque le queda más cerca la puerta para bajar sus compras del supermercado, etc.

Existen un sinfín de historias surreales en la Ciudad de México y de pleitos vecinales que a veces, desagraciadamente, terminan hasta en la cárcel. Pero ¿qué pasa cuando nos encontramos con un mal administrador? Lo mínimo que esperamos es que el responsable conozca la legislación que le aplica a su sector. Hay cientos de personas que han elegido dedicarse a este oficio, sin conocer la regulación, agravando y empeorando los conflictos condominales.

¿Cuáles son los requisitos mínimos que debemos contemplar al contratar a un administrador condominal profesional?

En primer lugar, si el condominio está sujeto al Régimen Condominal, entonces el administrador profesional debe sujetarse a lo dispuesto en la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal, aquí no hay vuelta de hoja.

Dice la ley que la administración profesional puede ser una persona física o moral, y que debe estar registrada y certificada por ante Procuraduría Social (Prosoc). El problema es que la Prosoc imparte cursos y certificados nada más a personas físicas y no morales, como lo prevé la ley.

De ahí que hay que cerciorarse que el contrato de prestación de servicios que se firme con una empresa o persona moral, se especifique el nombre de la persona física certificada ante Prosoc, de lo contrario, pueden ser acreedores a una multa de alrededor de 22 mil pesos.

Todos los condominios que cuenten con una administración profesional deben estar registrados ante Prosoc y deberán contar con un libro de actas de Asamblea con las hojas foliadas y selladas por la autoridad.

Forzosamente el registro del administrador debe quedar asentado en dicho libro o protocolizado, de no hacerlo, el administrador puede ser acreedor a una sanción. En el caso de que no se cuente con el libro, el administrador deberá hacerlo del conocimiento de la Procuraduría en un plazo no mayor a quince días hábiles. El registro de cada Asamblea podrá hacerse en fojas separadas y también foliadas. Para que tengan validez los acuerdos tomados por la Asamblea en dichas fojas, se deberá explicar por qué no se cuenta con el libro, además de contener el lugar, fecha, hora, firma de los participantes, orden del día, y desarrollo de la Asamblea. Las fojas deben estar rubricadas, por lo menos, por el Presidente, Secretario, Escrutadores y Miembros del Comité de Vigilancia. Asimismo se debe presentar el acuse de recibo de la convocatoria a la Asamblea General firmada por los condóminos y el administrador. Si algún condómino se negare a firmar, pueden notificarle con dos testigos por escrito en su área privativa del condominio.  

Hay que tener paciencia, porque el administrador cuenta con un lapso de 7 días hábiles para informar, por escrito (luego les gusta hacerlo por correo electrónico) a cada condómino y/o poseedor, las resoluciones que adopte la Asamblea General.

Cuando la Asamblea elija a un administrador profesional, éste tendrá 15 días hábiles para llevar su registro como administrador de ese condominio ante la Prosoc, de no hacerlo se le aplicará una multa de alrededor de 7,500 pesos, a petición de parte.

El administrador nombrado por la asamblea de condóminos, deberá tener su registro vigente ante la Prosoc para que todos sus actos frente a terceros y ante las autoridades tengan plena validez, de lo contrario, todas las acciones que haga en nombre del condominio serán nulas, en caso de conflicto.

Para las construcciones nuevas en Régimen de Propiedad en Condominio, el primer administrador será designado por quien otorgue la escritura constitutiva del condominio, es decir, la constructora. Sin embargo, los condóminos tiene el derecho a convocar a Asamblea General para destituir y designar otro administrador en los términos que establece la ley condominal y su reglamento.

Es importante que sepan que la ley establece que el administrador durará en su cargo un año, y puede ser reelecto en dos períodos consecutivos más, y posteriormente en otros períodos no consecutivos. Aquí se preguntarán ¿qué pasa en el caso de que estén muy contentos con la administración y su contrato sea con una empresa o persona moral?. La capacitadora de la Prosoc, Gabriela Andrea Galvez Alonso, señala que la empresa sólo debe cambiar de persona física certificada ante Prosoc, y así podrá durar hasta otros tres años. La mala noticia es para los administradores individuales, se les complica realizar esta maniobra.

Entre las funciones de un administrador está el de representar y llevar a cabo todas las decisiones tomadas en la Asamblea General; asimismo, debe recabar y conservar los libros y la documentación relacionada con el condominio, mismos que en todo tiempo podrán ser consultados por los condóminos que se encuentren al corriente respecto del pago de cuotas ordinarias y extraordinarias; atender la operación adecuada y eficiente de las instalaciones y servicios generales; conservar el condominio, contratar los servicios básicos como la energía eléctrica; administrar y recabar el pago de los fondos de mantenimiento y administración y el de reserva, así como el de las cuotas extraordinarias; siempre debe otorgar recibos de todos los pagos; entregar mensualmente a cada condómino un estado de cuenta del condominio, ojo, debe llevar el visto bueno del Comité de Vigilancia, recabando constancia de quien lo reciba; emitir constancias de no adeudo cuando le sean solicitadas.

Treinta son las responsabilidades y obligaciones de los administradores profesionales que contempla la ley, de no cumplir con alguna, el veinte por ciento de los condóminos pueden proceder a la revocación de su nombramiento, y dicho acuerdo tiene que ser ratificado por la Asamblea General.

Cabe mencionar que la administración saliente tiene siete días naturales para entregar la nueva administración, sólo podrá ser pospuesta por resolución judicial. De no hacerlo, y de acuerdo con lo que establece la ley, podría ser sancionada hasta por casi 34 mil pesos. Así que mejor ni quedárselo.

Les recomiendo que consulten directamente la legislación vigente que pueden obtener en la página de la Consejería Jurídica de la Ciudad de México o en la Asamblea Legislativa, ya que el contenido del apartado titulado “Marco Normativo” de la página de la Prosoc, encabezada por su titular Rosa Patricia Gómez Chávez, no se actualiza desde 2015. Incluso tienen publicada la ley condominal que no incluye la última reforma del 27 de marzo de 2017. También hagan caso omiso del recuadro que tienen publicado de sanciones para los administradores, pues no corresponde con la Unidad de Cuenta de la Ciudad de México vigente que está también vigente.

Finalmente, cabe mencionar que existen empresas como Indivizo Bienes Raíces y Administración Condominal, cuyo equipo cuenta con la experiencia, capacitación y sensibilidad para administrar condominio ya sea habitacionales, comerciales, de servicios o mixtos en la Ciudad de México.