Las juntas que juntan o desjuntan

Una vez más, salimos de la junta como entramos. Conclusión, ¿qué pasó? Lo mismo de siempre. Nada.

¿Frustrante? Sí, por supuesto. Soluciones, sí por supuesto. Cuántas veces ha intentado una y otra vez que su interlocutor sepa qué es lo que le quiere decir y para qué, probablemente muchas. Y no es que no quiera comprender —que puede ser—, sino más bien que, en verdad, no puede comprenderle. En nuestro país sufrimos del mal de la junta. Para todo, absolutamente, hay juntas, sea de nuestra incumbencia o no.

Este fenómeno permea hasta en entornos familiares y sociales, que si bien tienen otro objetivo, igualmente nos dejan suspendidos en una especie de vacío socrático de ¡qué he hecho yo para merecer esto!, y haciéndonos sentir inoperantes, porque hasta la distracción —aunque no lo crea— requiere de un planteamiento, un objetivo y un compromiso. Si se va a divertir, hágalo intensamente, si va a trabajar, hágalo intensamente, todo es cuestión de enfoque.

Las juntas de trabajo son herramientas de comunicación de última instancia. Las juntas se utilizan después de haber considerado y descartado otras formas de intercambio de información. Si usted o su empresa sufre del mal de las juntas, es probable que en realidad, usted o su empresa, tenga un problema en la comunicación interna, revíselo.

Las juntas son reuniones de personas en busca de soluciones para objetivos comunes. Si ha de haber una junta, tendrá que haber un objetivo claro y un grupo de asistentes que estén capacitados para resolver el logro de ese objetivo. Y con el fin de poder hacer que nuestras juntas junten y no desjunten, es menester tomar en cuenta lo siguiente:

Prepare una agenda, señale fecha, lugar, hora —hora de inicio y hora de término— y las personas que formarán parte de la misma. Realice por escrito el objetivo y los temas que van a tratarse durante la sesión, después cerciórese de que este escrito le sea entregado a todos los convocados. Le recomiendo que el día de la reunión tenga copias de este escrito a la mano. Prevenir es de sabios.

Respete los tiempos. Empiece la junta a la hora convocada, esto además de ser una señal de respeto es señal de buen liderazgo, que se note que le importa. Tenga todos los materiales necesarios preparados: computadoras, proyectores, hojas de agenda, documentos y demás.

Comience repitiendo el objetivo a manera de introducción. Respete el orden de la agenda y dé un tiempo prudente para cada punto, así evitará desviaciones al tema central. Si ve que alguien amenaza el buen curso, ajetrea al equipo o simplemente su participación está siendo muy pobre y genera distracción, señale un alto ahí contundente e invite a que ceda la palabra. Procure que todos los asistentes expongan su opinión, ideas, dudas o comentarios, a fin de cuentas… por algo están ahí.  Haga un resumen. Una vez abordados todos los puntos, realice una minuta. Empiece por el objetivo, señale lo acordado para cada tema, el o los responsables de su cumplimiento y los tiempos en los que deberá realizarse. Si hay algo eficaz es esto: aleja las justificaciones y señala responsables. Por último, cierre los acuerdos, así generará un compromiso y eso es lo que usted necesita. Es importante que dé seguimiento a los compromisos. El día que logre palomear cada inciso en tiempo y forma, usted habrá logrado juntas que juntan y no que desjuntan y con ello habrá colaborado en la erradicación del mal que tanto nos aqueja. ¡Buena suerte!